Anekdote: teveel beweging

Muda is de Japanse term voor alles wat verspilling is. Overbodige bewegingen zijn een vorm van Muda.

Beweging kan uitgelegd worden als het bewegen van informatie. Zoals een stroom email en documenten. Beweging kan ook gezien worden als een fysieke verplaatsing. De anekdote van deze maand gaat over fysieke beweging.

In een Bibliotheek deed Emerald onderzoek naar het optimaliseren van verschillende processen. Een van die processen betrof het innemen van media. De media werd ingenomen via inname stations in de muur en kwam vervolgens  terecht op een lopende band die aan de hand van de RFID chip de media in verschillende bakken sorteerde. Zo stond er in de innameruimte een groot aantal bakken met verschillende soorten media.

Als een bak vol was, dan werd deze door een medewerker van de lopende band afgehaald en naar een kleine kar in de ruimte gebracht. Daar werd de bak geleegd en gesorteerd zodat de media naar de uitleenkasten gebracht kon worden. De lege bak werd weer teruggebracht naar de lopende band.

Wat opviel was dat de bakken, die snel vol waren, relatief ver stonden van de plek waar deze in de karren geleegd konden worden. Dit leidde tot veel overbodig gesleep van de medewerkers met de boeken.

Na een analyse door Emerald was de aanbeveling om de bakken zo neer te zetten dat deze optimaal opgesteld stonden om de beweging naar de uitleenkasten te minimaliseren. Daarnaast was de aanbeveling om de sorteerkarren naast de bakken te zetten en het sorteren direct naast de bak te laten plaatsvinden. De gesorteerde media kon daarna direct naar de juiste schappen worden gebracht.

Door het opvolgen van deze aanbevelingen nam de factor “beweging” in de inname ruimte bij deze Bibliotheek fors af. Het gevolg is dat het inname proces minder tijd vergt en de effectiviteit van dit proces is toegenomen.

Wereldschokkende verbeteringen? Nee hoor, het gaat om een andere manier van kijken naar processen.

“We take off your Emerald glasses and improvement your business”.